Tämä on MTBCF ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 9.4.2018. Viimeisin muutos 9.4.2018.
1. Rekisterinpitäjä
MTBCF ry, PL 242, 00101 Helsinki
info (at) mtbcf.net
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Teemu Vahtera, info(at)mtbcf.net, 040 801 8996
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys).
- yhdistyksen lakisääteinen velvollisuus pitää kirjaa jäsenistään
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin ja jäsenyyden ylläpito. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- henkilön nimi
- yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
- syntymäaika
- sukupuoli
- jäsenyyden tyyppi (tavallinen, kunniajäsen, perheen pää, perheen jäsen)
- tieto siitä, että henkilö on perheenjäsen jonkun toisen jäsenen kanssa
Jäsenrekisterin lisäksi Keskustelufoorumille liittynyt jäsen voi täydentää profiiliinsa muita tietoja kuten www-sivustojen osoitteet, tunnuksetja muita vapaavalintaisia tietoja.
Jäsenen erotessa yhdistyksestä tiedot poistetaan rekisteristä. Tietoja säilytetään puoli vuotta mahdollisten lisäselvittelyiden varalle.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistyksen jäseneltä tai jäseneksi liittyvältä mm. www-lomakkeilla lähetetystä liittymisestä jäseneksi, viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan tai ilmoittaa niihin muutoksia
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista vain siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään Flomembers-palvelun EU/ETA-alueella sijaitsevilla Internet-palvelimilla ja niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden yhdistyksen vastuuhenkilöiden toimesta, joiden tehtävään se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”), jos ei enää halua jatkaa yhdistyksen jäsenenä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).